E-Submission of Spark Bills

സാലറി ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്ന വിധം

SDO Salary Bills

സാലറി ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് പ്രാഥമികമായ ചില വിവരങ്ങള്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഈ വിവരങ്ങള്‍ ട്രഷറിയിലുള്ള വിവരങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ലെങ്കില്‍ ഒരു കാരണവശാലും ഇ-സബ്മിഷന്‍ പൂര്‍ത്തീകരിക്കാനാകില്ല. ഇതിന് വേണ്ടി താഴെ കൊടുത്ത രണ്ട് കാര്യങ്ങള്‍ കൃത്യമായി ചെയ്യുക

1) Head Code Creation

ആദ്യമായി സ്പാര്‍ക്കില്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്ത് Accounts എന്ന മെനുവില്‍ Initialisation---Head Codes എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും. ഇതില്‍ നിങ്ങളുടെ സാലറിയുടെ Head of Account കൃത്യമായി നല്‍കുക.

ഈ വിന്‍ഡോയില്‍ ഡാറ്റ എന്‍റര്‍ ചെയ്യാനുള്ള 14 ബോക്സുകള്‍ കാണാം. ഈ ഓരോ ബോക്സിലും എന്‍റര്‍ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയെന്ന് നോക്കാം

1. Grant No. എന്ന ബോക്സില്‍ തത്കാലം സീരിയല്‍ നമ്പര്‍ നല്‍കിയാല്‍ മതി
2. 2 മുതല്‍ 8 വരെയുള്ള കോളങ്ങളില്‍ (അതായത് majh(Function) മുതല്‍ objh(PrimaryUnit) എന്ന കോളം വരെ) Head of Account ആണ് നല്‍കേണ്ടത്.  ഉദാഹരണമായി ഹയര്‍സെക്കണ്ടറി സാലറിയുടെ Head of Account 2202-02-109-86-01 എന്നാണ് നാം ഉപയോഗിച്ചു വന്നിരുന്നത്. എന്നാല്‍ ഇത് 2202-02-109-86-00-01-00 എന്നാണ് ഈ 8 കോളങ്ങളിലായി നല്‍കേണ്ടത്.
3. Head Desc എന്ന കോളത്തില്‍ നിങ്ങളുടെ സാലറി ബില്ലിന് നല്‍കിയ പേര് നല്‍കിയാല്‍ മതി. ഉദാഹരണമായി SDO Salary
4. തൊട്ടടുത്തതായി വരുന്ന BE, Recovery, Expense എന്നീ മൂന്ന് കോളങ്ങളിലും പൂജ്യം നല്‍കിയാല്‍ മതി
5. Plan/Non Plan എന്ന കോളത്തില്‍ Non Plan എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക
6. Voted/Charged എന്ന കോളത്തില്‍ Voted എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക.
7. അതിന് ശേഷം insert എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

2) Present Salary Details Updation

രണ്ടാമതായി Present Salary Details ല്‍ ചില കാര്യങ്ങള്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. അതിന് വേണ്ടി Salary എന്ന മെയിന്‍ മെനുവിലെ Present Salary എന്ന സബ്മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷമാകും

 

1. Credit Salary to Bank/TSB? എന്നതിന് നേരെ Yes എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക
2. Bank/TSB എന്നതിന് നേരെ TSB സെലക്ട് ചെയ്യുക
3. Branch എന്നതിന് നേരെയും TSB സെലക്ട് ചെയ്യുക
4. Account Type എന്നതിന് നേരെ SB എന്ന് തന്നെയാണ് വന്നിട്ടുള്ളതെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക.
5. Head Description എന്നതിന് നേരെ ഒന്നാമത്തെ സ്റ്റെപ്പില്‍ നല്‍കിയ Head of Account അതേ മാതൃകയില്‍ തന്നെ ഇവിടെയും നല്‍കുക.
6. അതിന് ശേഷം Confirm ബട്ടണില്‍ അമര്‍ത്തുക

ഇതോടു കൂടി പ്രാഥമികമായ കാര്യങ്ങള്‍ പൂര്‍ത്തിയായി. 
മുകളില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന രണ്ട് കാര്യങ്ങളും ഒറ്റ തവണ മാത്രം ചെയ്താല്‍ മതി. ഇനി ഒരിക്കലും ഈ സ്റ്റെപ്പുകള്‍ ചെയ്യേണ്ടതില്ല.

ഇനി ഇ-സബ്മിഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങളിലേക്ക് കടക്കാം.  ഈ കാര്യങ്ങള്‍ തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന ഓരോ മാസങ്ങളിലും ചെയ്യേണ്ടതാണ്

1) ആദ്യമായി നമ്മള്‍ സാധാരണ പ്രോസസ് ചെയ്യാറുള്ളതു പോലെ ബില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക. പ്രോസസിംഗ് പൂര്‍ത്തിയായതിന് ശേഷം ബില്ല് പ്രിന്‍റെടുത്ത് കൃത്യമാണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക.

2) ഇനി Accounts എന്ന മെനുവില്‍ Bills --- Make Bills from Pay Roll എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. 

 

ഇതില്‍ Select Bill എന്ന കോമ്പോ ബോക്സില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ നമ്മള്‍ നേരത്തെ പ്രോസസ് ചെയ്ത ബില്ലിന്‍റെ ഡീറ്റയില്‍സ് കാണാം. ഇത് സെലക്ട് ചെയ്താല്‍ മാത്രം മതി. ബാക്കിയുള്ള ബോക്സുകളില്‍ വിവരങ്ങള്‍ സ്വമേധയാ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അതിന് ശേഷം താഴെയുള്ള Make Bill എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. മറ്റ് പ്രശ്നങ്ങളൊന്നുമില്ലെങ്കില്‍ ബില്ല് വിജയകരമായി ഇ-സബ്മിഷനുവേണ്ടി തയ്യാറാക്കി എന്ന് കാണിച്ചുകൊണ്ടുള്ള താഴെ കാണുന്ന മെസേജ് ബോക്സ് ലഭിക്കും. ഇതിന്‍റെ കൂടെ ഒരു ബില്‍ നമ്പരും പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. ഈ നമ്പര്‍ ബില്ലുകള്‍ക്ക് മുകളില്‍ ചുകന്ന മഷി കൊണ്ട് രേഖപ്പെടുത്തണമെന്ന് ട്രഷറികളില്‍ നിന്നും ആവശ്യപ്പെടുന്നുണ്ട്. ഈ വിന്‍ഡോ ക്ലോസ് ചെയ്താലും Accounts--Bills--View Status എന്ന മെനുവില്‍ നിന്നും നമുക്ക് ബില്‍ നമ്പര്‍ ലഭിക്കും

അടുത്തതായി അവസാനത്തെ സ്റ്റെപ്പായ ഇ-സബ്മിഷനാണ്. ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ല് ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യാന്‍ സാധ്യമല്ല. പിന്നീട് ട്രഷറിയില്‍ നിന്നും റിജക്ട് ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ ഈ ബില്ല് നമുക്ക് ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യാന്‍ കഴിയൂ. അത് കൊണ്ട് ഇ-സബ്മിഷന് മുമ്പ് ബില്ല് കൃത്യമാണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തേണ്ടതുണ്ട്. ആരും ടെസ്റ്റ് ചെയ്യാന്‍ വേണ്ടി ഇ-സബ്മിഷന്‍ നടത്തരുത്.
ബില്ല് ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനായി Accounts എന്ന മെനുവില്‍ Bills --E_submit Bills എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ ലഭ്യമാകും.  ഇതിന്‍റെ ഇടത് ഭാഗത്ത് മുകളിലായി Bills to Submit എന്ന ഹെഡിന് താഴെ നമ്മള്‍ നേരത്തെ ഇ-സബ്മിഷനു വേണ്ടി തയ്യാറാക്കിയ ബില്ലിന്‍റെ വിവരങ്ങള്‍ കാണാം. ഇതിന്‍റെ അവസാനത്തിലുള്ള Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ആ ബില്ലിന്‍റെ മുഴുവന്‍ വിവരങ്ങളും വലത് വശത്ത് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. കൃത്യമാണെന്ന് ഒന്നുകൂടി ഉറപ്പ് വരുത്തിയതിന് ശേഷം താഴെ കാണുന്ന Approve and Submit എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഇ-സബ്മിഷന്‍ വിജയകരമായി പൂര്‍ത്തിയായെങ്കില്‍ ബില്ല് ട്രഷറിയിലേക്ക് സബ്മിറ്റ് ചെയ്തു എന്ന് കാണിച്ചു കൊണ്ടുള്ള താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും.

ഇനി സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന ഔട്ടര്‍ ബില്ല് മാത്രം ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിച്ചാല്‍ മതി. ബില്ല് പാസായോ അതോ റിജക്ട് ചെയ്തോ എന്നറിയാന്‍ ഇനി ട്രഷറികളില്‍ പോകേണ്ടതില്ല. Accounts ---- Bills ---- Accounts---Bills -- View Submitted Bills എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി.


ESTABLISHMENT BILLS

എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്‍റ് ബില്ലുകളുടെ ഇ-സബ്മിഷനും ഏറെക്കുറെ SDO ബില്ലിന് സമാനമാണ്. ആദ്യമായി Accounts എന്ന മെനുവിലെ Initialisation --- Head Codes എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

 

അപ്പോള്‍ Head Code കൊടുക്കുന്നതിനുള്ള വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും. ഇതിന് 14 കോളങ്ങളുണ്ടായിരിക്കും.

1. ഒന്നാമത്തെ  Grant No. എന്ന കോളത്തില്‍ സീരിയല്‍ നമ്പര്‍ നല്‍കാം.
2. രണ്ട് മുതല്‍ 8 വരെയുള്ള കോളങ്ങളില്‍ സാലറിയുടെ Head of Account ആണ് നല്‍കേണ്ടത്. ഉദാഹരത്തിന് ഹയര്‍സെക്കണ്ടറി സാലറിയുടെ ഹെഡ് 2202-02-109-86-01 എന്നാണ് നാം ഉപയോഗിച്ചു വന്നിരുന്നതെങ്കിലും അത് ഇവിടെ നല്‍കേണ്ടത് 2202-02-109-86-00-01-00 എന്നാണ്. അല്ലെങ്കില്‍ ഹെഡ് കോഡ് മാച്ച് ചെയ്യുന്നില്ല എന്ന എറര്‍ മെസേജ് വരും.
3. Head Desc എന്ന കോളത്തില്‍ സാലറി ബില്ലിന് നല്‍കിയ പേര് കൊടുത്താല്‍ മതിയാകും. ഉദാ-EST Bills.
4. BE, Recovery, Expense എന്നീ കോളങ്ങളില്‍ പൂജ്യം ചേര്‍ക്കുക.
5. അടുത്ത രണ്ട് കോളങ്ങളില്‍ തുടര്‍ച്ചയായി Non Plan  എന്നും Voted എന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക.

അതിന് ശേഷം insert എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ Head Codes ഉണ്ടെങ്കില്‍ ഓരോന്നും ഇതേ രീതിയില്‍ Insert ചെയ്യുക.

ഹയര്‍സെക്കണ്ടറി എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്‍റ് ബില്ലിന്‍റെ Head Code ചേര്‍ത്ത വിന്‍ഡോ താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്നു. വലുതായി കാണാന്‍ ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഇനി ചെയ്യേണ്ടത്നമ്മള്‍ മുമ്പ് ഉണ്ടാക്കി വെച്ചിട്ടുള്ള Bill Type കളിലെ Head of Account നമ്മള്‍ നേരത്തെ നല്‍കിയ Head Code ന് സമാനമാക്കി മാറ്റുകയാണ്. ഇതിന് വേണ്ടി Salary Matters എന്ന മെനുവില്‍ Est. Bill Types എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ DDO Code സെലക്ട് ചെയ്താല്‍ നേരത്തെ Create ചെയ്തിട്ടുള്ള Bill Type കള്‍ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. ഈ ബില്ലുകളുടെ Head of Account നമ്മള്‍ നേരത്തെ Head Code ല്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്തതിന് പൂര്‍ണ്ണമായും സമാനമായിരിക്കണം. അല്ലെങ്കില്‍ ഇടത് വശത്തു കാണുന്ന Edit എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

എഡിറ്റ് വിന്‍ഡോയില്‍ Head of Account ന്‍റെ ഓരോ സെറ്റും താഴെ കാണുന്നത് പോലെ ഹൈഫണ്‍ ചേര്‍ത്ത് വേര്‍തിരിക്കണം. അതിന് ശേഷം Update എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇങ്ങനെ ഓരോന്നിന്‍റെയും Head of Account കൃത്യമാക്കുക

അടുത്ത പടിയായി സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യുക. പ്രോസസിംഗ് പൂര്‍ത്തിയായതിന് ശേഷം ബില്ല് ഇ-സബ്മിഷന് വേണ്ടി തയ്യാറാക്കണം. അതിനു വേണ്ടി Account -- Bills -- Make Bills from PayRoll എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് ലഭിക്കുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ Select Bill എന്ന കോമ്പോ ബോക്സില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് നാം നേരത്തെ പ്രോസസ് ചെയ്ത ബില്ല് സെലക്ട് ചെയ്യുക. അതിന് ശേഷം Make Bill എന്ന ബട്ടണില്‍ അമര്‍ത്തുക.

അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലുള്ള ഒരു വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും. ഇതിലെ ബില്‍ നമ്പര്‍ ബില്ലിന് മുകളില്‍ ചുകന്ന മഷിയില്‍ എഴുതേണ്ടതുണ്ട്.

 

ഇനി അവസാനപടിയായി ബില്ല് ഇ-സബ്മിഷനാണ്. ഇതിന് Accounts --- Bill -- E_Submt Bill എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ നാം  നേരത്തേ തയ്യാറാക്കിയ ബില്ല് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും അതിന് നേരെയുള്ള Select എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ ബില്ലിന്‍റെ വിവരങ്ങള്‍ വലതു വശത്ത് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അത് കൃത്യമാണെന്നുറപ്പു വരുത്തി Approve and Submit എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇതോടു കൂടി ബില്ല് ട്രഷറിയിലേക്ക് സബ്മിറ്റ് ചെയ്തു എന്ന് കാണിച്ച് താഴെയുള്ള വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും.

 

ഇതോടുകൂടി ഇ-സബ്മിഷന്‍ പ്രക്രിയ അവസാനിക്കുന്നു. ഇനി ബില്ല് മറ്റ് ഷെഡ്യൂളുകളോടൊപ്പം ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കുക. ബില്ല് പാസായിട്ടുണ്ടോ അതോ റിജക്ട് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്നറിയാന്‍ ഇനി ട്രഷറിയില്‍ പോകേണ്ടതില്ല. Accounts---Bills -- View Submitted Bills എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി 

SDOs Acting as DDOs at the Same Time

ചില ഓഫീസ് തലവന്‍മാര്‍ ഒരേ സമയം സെല്‍ഫ് ഡ്രോയിംഗ് ഓഫീസറും അതേ സമയം തനിക്ക് കീഴിലുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ ഡിസ്ബേര്‍സിംഗ് ഓഫീസറുമായിരിക്കും. ഉദാഹരണമായി ഒരു ഗവണ്‍മെന്‍റ് ഹയര്‍ സെക്കണ്ടറി സ്കൂളിലെ പ്രിന്‍സിപ്പള്‍. ഇങ്ങനെയുള്ളവര്‍ ചില കാര്യങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇവര്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഒരേ ലോഗിന്‍ ഐ.ഡി ഉപയോഗിച്ചാണ് തങ്ങളുടെ സ്വന്തം സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നതും എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്‍റ് ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നതും. ഇങ്ങനെയുള്ളവര്‍ ചില കാര്യങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഒന്നാമതായി Head Code Creation സ്ക്രീനില്‍ SDO/DDO എന്നതിന് നേരെയുള്ള കോമ്പോ ബോക്സില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ തന്‍റെ SDO കോഡും തന്‍റെ ഓഫീസിന്‍റെ DDO കോഡും കാണാം. ഇവ രണ്ടും മാറി മാറി സെലക്ട് ചെയ്ത് ഇതില്‍ രണ്ടിലും Head Code അടിച്ച് ചേര്‍ത്ത് Insert ചെയ്യണം. ഈ രണ്ട് Head Code കളും ഒന്ന് തന്നെയാണെങ്കിലും ഇങ്ങനെ ചെയ്യണം. താഴെ കാണുന്ന ചിത്രം ശ്രദ്ധിക്കുക

Head Code Creation ന് ശേഷം Salary Matters ---- SDO Salary ---- Present Salary Details എന്ന മെനുവിലൂടെ തന്‍റെ സ്വന്തം ശമ്പളവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങള്‍ മുകളില്‍ SDO Salary Bills എന്ന തലക്കെട്ടിന് താഴെ വിശദീകരിച്ച പോലെ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം.
ഇത് കൂടാതെ എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്‍റ് ബില്ലിന്‍റെ കാര്യങ്ങള്‍ Salary Matters --- Est. Bill Types എന്ന മെനുവിലൂടെ Establishment Bills എന്ന ഹെഡിന് താഴെ വിശദീകരിച്ച രീതിയില്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം.

അത് പോലെ Make Bill from PayRoll എന്ന പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ SDO/DDO Code എന്ന കോമ്പോ ബോക്സില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ SDO കോഡും DDO കോഡും കാണാം. DDO കോഡ് സെലക്ട് ചെയ്ത് എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്‍റ് ബില്ലും SDO കോഡ് സെലക്ട് ചെയ്ത് സ്വന്തം ബില്ലും  ഇ-സബ്മിഷനു വേണ്ടി തയ്യാറാക്കാം. 

അത് പോലെ ബില്ല് ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്ന വിന്‍ഡോയിലും SDO/DDO Code എന്നതിന് നേരെ കോഡുകള്‍ മാറ്റി സെലക്ട് ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ ഓരോ ബില്ലുകളും ഇ-സബ്മിഷനു വേണ്ടി പ്രത്യക്ഷപ്പെടുകയുള്ളൂ.