Pay Fixation Procedure

Pay Fixation of Gazatted Employees

ഗസറ്റഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ ശമ്പളം ഫിക്സ് ചെയ്ത് റിവൈസ്ഡ് സ്കെലിലേക്ക് മാറുന്നതിനുള്ള നടപടി ക്രമങ്ങള്‍ എന്തെല്ലാമാണെന്ന് ഏതാണ്ട് വ്യക്തമായിക്കഴിഞ്ഞു. ഇതിനെ സംബന്ധിച്ച് അക്കൗണ്ടന്‍റ് ജനറലിന്‍റെ ഓഫീസില്‍ നിന്നും വന്ന നിര്‍ദ്ദേശമനുസരിച്ച് ഗസറ്റഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ Form Of Undertaking മാത്രം ഏ.ജീ സ് ഓഫീസിലേക്ക് അയച്ചാല്‍ മതി. Form of Underaking ന്‍റെ മാതൃകയും പ്രസിദ്ധീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഒരു കാരണവശാലും സ്കാന്‍ ചെയ്ത് രേഖകള്‍ ഇ-മെയില്‍ അയക്കരുതെന്ന് നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിട്ടുണ്ട്. 01/07/2014 ശേഷം റിട്ടയര്‍ ചെയ്ത് ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ രേഖകള്‍ മേലൊപ്പ് കൂടാതെ നേരിട്ട് ഏ.ജീ സ് ഓഫീസിലേക്ക് അയച്ചാല്‍ മതി.

ഏ.ജീ സ് ഓഫീസിലേക്ക് എന്തൊക്കെ അയക്കണം, എങ്ങനെ അയക്കണം എന്നതിന്, കാര്യങ്ങള്‍ എളുപ്പവും സൗകര്യപ്രദവുമാക്കാന്‍ പൊതുവെ സ്വീകരിക്കാവുന്ന ചില കാര്യങ്ങള്‍ നല്‍കുന്നു :-


Form of Undertaking

തെറ്റായ ഫികസേഷന്‍ തുടങ്ങിയ കാരണങ്ങള്‍ കൊണ്ട് അമിതമായ ശമ്പളം വാങ്ങിച്ചു എന്ന് പിന്നീട് ബോധ്യപ്പെട്ടാല്‍ ഇത്തരം തുക തിരിച്ച് ഗവണ്‍മെന്‍റിലേക്ക് അടച്ചു കൊള്ളാം എന്ന ഒരു പ്രസ്താവനയാണ് ഈ ഫോറത്തിലുള്ളത്. ഈ ഫോറത്തിനെ രണ്ട് ഭാഗമായി വീതിച്ചിട്ടുണ്ട്. ആദ്യത്തെ  Counter Signature എന്ന ഭാഗത്ത് സ്ഥാപന മേധാവി ഒപ്പിടുകയും അതിന് താഴെ കാണുന്ന Name, Designation, Office/Dept തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങള്‍ സ്ഥാപന മേധാവിയുടേതാണ് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്. രണ്ടാമത്തെ ഭാഗത്ത്  Signature എന്നെഴുതിയ ഭാഗത്ത് അതത് ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ ഒപ്പിടുകയും അതിന് താഴെ അവരവരുടെ വിവരങ്ങള്‍ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക. എല്ലാ കോളങ്ങളും നിര്‍ബന്ധമായും പൂരിപ്പിച്ചിരിക്കണം. Form of Undertaking രണ്ട് കോപ്പികള്‍ തയ്യാറാക്കി അതില്‍ ഒന്ന് ഏ.ജീ സ് ഓഫീസിലേക്ക് അയക്കാനാണ് ആവശ്യപ്പെടുന്നത്. ബാക്കി ഒന്ന് സര്‍വ്വീസ് ബുക്കില്‍ കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കുന്നതിനാണ് എന്ന് അനുമാനിക്കാം

Downlod Form of Undertaking ( Fillable PDF)

Pay Fixation Statement

പേ ഫിക്സേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് ഇതോടൊന്നിച്ച് അയക്കേണ്ടതുണ്ടോ എന്നതിനെ സംബന്ധിച്ച് വ്യക്തമാക്കുന്നില്ല. എന്തായാലും ഇതിന്‍റെ ഒരു കോപ്പി ഇതോടൊന്നിച്ച് സമര്‍പ്പിക്കുന്നത് നന്നായിരിക്കും.  Fixation Statement തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ വളരെ കൃത്യമായ കാര്യങ്ങള്‍ മാത്രമേ രേഖപ്പെടുത്താവൂ. കിട്ടുകയാണെങ്കില്‍ കിട്ടട്ടെ എന്ന ഉദ്ദേശത്തില്‍ ഇല്ലാത്ത വെയിറ്റേജുകളും മറ്റും ക്ലെയിം ചെയ്താല്‍ അത് കിട്ടുകയില്ല എന്ന് മാത്രമല്ല, കാര്യങ്ങള്‍ വൈകാന്‍ ഇടയാവുകയും ചെയ്യും. 

Covering Letter

സ്ഥാപന മേധാവിയിലൂടെയാണ് രേഖകള്‍ ഏ.ജീ സ് ഓഫീസിലേക്ക് അയക്കേണ്ടത്. അത് കൊണ്ട് അതിന് ഒരു കവറിംഗ് ലെറ്റര്‍ ആവശ്യമാണ്. നമുക്കറിയാം ഏ.ജീ സ് ഓഫീസില്‍ ഓരുരുത്തരുടെയും കാര്യങ്ങള്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് നമ്മുടെ പേരിന്‍റെ അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിനനുസരിച്ച് വിവിധ സെക്ഷനുകളിലാണ്. ആയത് കൊണ്ട് ഒരു ഓഫീസിലെ എല്ലാ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും രേഖകള്‍ ഒരുമിച്ച് തുന്നിക്കെട്ടി ഒറ്റ കവറില്‍ അയക്കുന്നതിനെക്കാള്‍ നല്ലത് ഓരോ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും രേഖകള്‍ പ്രത്യേക കവറിംഗ് ലെറ്ററോടു കൂടി വ്യത്യസ്ത കവറുകളില്‍ അയക്കുന്നതാണ്.

Downlod Model of Covering Letter ( Fillable PDF)

Envelope

ഓരോരുത്തരുടെയും രേഖകള്‍ പ്രത്യേകം കവറുകളിലാക്കി അതിന്‍റെ മുകള്‍ ഭാഗത്ത് Pay Revision 2016 - Form of Undertaking എന്നെഴുതിയാല്‍ കവറില്‍ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്നത് എന്താണെന്ന് പെട്ടെന്ന് മനസ്സിലാക്കാന്‍ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ സഹായിക്കും. കൂടാതെ നമ്മുടെ GE Number എഴുതുന്നത് ഏത് സെക്ഷനിലേക്കുള്ളതാണ് എന്നും പെട്ടെന്ന് ഐഡന്‍റിഫൈ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കും. കവറിന് പുറത്ത് ഏ.ജീ സ് ഓഫീസിന്‍റെ അഡ്രസ് കൃത്യമായി പിന്‍ നമ്പര്‍ അടക്കം എഴുതേണ്ടതുണ്ട്.

ഇനി തപാല്‍ ചാര്‍ജ്ജ് കുറയ്ക്കുന്നതിന് വേണ്ടി ഓരോരുത്തരുടെയും രേഖകള്‍ പ്രത്യേകം കവറുകളിലാക്കി അവരവരുടെ അഡ്രസും ജി.ഇ നമ്പരും എഴുതി ഇതെല്ലാം കൂടി ഒരു വലിയ കവറിലാക്കി അയച്ചാലും മതിയാകും.

Address of AG's Office

            Principal Accountant General(A&E), 

            Kerala, MG Road,
            Thiruvananthapuram 695 001

എന്നാല്‍ ചില ഡിപ്പാര്‍ട്ടുമെന്‍റുകളിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ കാര്യങ്ങള്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ഏ.ജീ സിന്‍റെ ബ്രാഞ്ച് ഓഫീസുകളിലാണ് ( Eg. Department of Collegiate Education). ഇത്തരം ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ രേഖകള്‍ അയക്കേണ്ടത് അതത് ബ്രാഞ്ച് ഓഫീസുകളിലേക്കാണ്.

Addresses of the Branch Offices are given below:

1.   Office of the Principal Accountant General (A&E), Kerala,
      Branch , Kottayam, SH Mount PO.,
      Nagampadom. Kottayam 686 006

2.   Office of the Principal Accountant General (A&E), Kerala,
      Branch , Ernakulam, AG’s Office Complex,
      Golden Jubilee Road, Kaloor PO.,
      Ernakulam – 682 017
 
3. Office of the Principal Accountant General (A&E), Kerala,
    Branch , Thrissur, AG’s Office Comlex,
    Karunakaran Nambiar Road.,
    Thrissur 680 020

Pay Fixation of Non Gazatted Employees

നോണ്‍ ഗസറ്റഡ് ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്ക് പുതുക്കിയ ശമ്പളസ്‌കെയിലില്‍ പേഫിക്‌സേഷന്‍ നടത്തുന്നതിനുള്ള മാര്‍ഗ്ഗ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ ഫിനാന്‍സ് ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്‍റ് സര്‍ക്കുലറിലൂടെ വ്യക്തമാക്കി. നോന്‍ ഗസറ്റഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പേ ഫിക്സ് ചെയ്യുന്നതിനും ഫിക്സേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റ് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള സൗകര്യം എന്‍.ഐ.സി. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ലഭ്യമാക്കിയിട്ടുണ്ട്. .തങ്ങളുടെ കീഴിലുള്ള ജീവനക്കാരുടെ പേ ഫിക്‌സ് ചെയ്യാന്‍ എല്ലാ ഡി.ഡി.ഒ.മാരും ഈ സംവിധാനം പ്രയോജനപ്പെടുത്തണം. ഫെബ്രുവരി മാസത്തില്‍ തന്നെ പുതിയ ശമ്പള സ്കെയിലിലേക്ക് മാറുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ ഈ ശമ്പളം അനുസരിച്ചുള്ള ആദായ നികുതി കണക്കാക്കി ഫെബ്രുവരി മാസത്തിലെ ശമ്പളത്തില്‍ പിടിക്കണമെന്നും ഫിനാന്‍സ് ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്‍റിന്‍റ് സര്‍ക്കുലറില്‍ പറയുന്നു. ഫെബ്രുവരി മാസം ഒരു ഓഫീസില്‍ പുതിയ സ്കെയിലിലേക്ക് മാറുന്നവരും പഴയ സ്കെയിലില്‍ തന്നെ ശമ്പളം വാങ്ങുന്നവരുമുണ്ടെങ്കില്‍ റിവൈസ്ഡ് സ്കെയിലിലുള്ളവര്‍ക്കും പ്രീ റിവൈസ്ഡ് സ്കെയിലിലുള്ളവര്‍ക്കും പ്രത്യേകം  പ്രത്യേകം ബില്ല് നല്‍കേണ്ടതുണ്ട്. പുതിയ സ്കെയിലില്‍ ശമ്പളം അവകാശപ്പെടുന്ന ആദ്യത്തെ ബില്ലിന്‍റെ കൂടെ സ്ഥാപന മേധാവി ഒപ്പിട്ട ഫിക്സേഷന്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റിന്‍റെ കോപ്പികള്‍ കൂടി നല്‍കണം. നോണ്‍ ഗസറ്റഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥരും Form Of Undertaking സ്ഥാപന മേധാവിക്ക് നല്‍കുകയും അത് സര്‍വ്വീസ് ബുക്കില്‍ കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്

---

DOWNLOAD CIRCULAR

---

DOWNLOAD FORM OF UNDERTAKING

---

DOWNLOAD PAY FIXATION TUTORIAL

---